"ТЭК СПБ" переходит на кадровый электронный документооборот

В рамках цифровой трансформации бизнес-процессов ТЭК инициировал проект по переводу кадрового документооборота предприятия в электронный вид.

До недавнего времени именно кадровый документооборот оставался одним из препятствий на пути к максимальному отказу от бумаги в работе организации. Однако осенью 2021 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс, позволившие оформлять и подписывать кадровые документы в электронном виде без обязательства хранить их бумажные копии.

Оцифровка кадровых документов производится с помощью комплексного решения, разработанного отечественной компанией ООО «Диджитал Дизайн ИТ», которая была выбрана по итогам конкурса. Сквозная автоматизация кадровых процессов на базе платформы Docsvision представляет из себя единую систему с удобным интерфейсом, доступную на смартфоне, планшете или компьютере.

Благодаря поэтапному внедрению КЭДО у сотрудников кадровой службы ТЭКа исчезнет необходимость распечатывать большой объем распорядительных документов, включая приказы о приеме на работу, переводе, об отпусках различных видов, уведомления работников, например, об изменении условий трудового договора и т.д. Переход на кадровый документооборот позволит экономить сотни килограммов бумаги в год. Например, только приказов об отпуске сотрудников в 2021 году было распечатано 28 598, а это свыше 142 килограммов бумаги.

Эффективнее также станут процессы адаптации, оценки персонала и управления его квалификацией. Перевод кадровых процессов в электронный вид значительно сэкономит трудозатраты кадровой службы на работу с документами и позволит обеспечить взаимодействие с сотрудниками, работающими удаленно или в обособленных территориальных подразделениях предприятия, например, на котельных. Работники ТЭКа получат возможность подписывать документы дистанционно, без посещения офиса компании, с применением электронной подписи.

КЭДО также позволит автоматизировать формирование запросов в кадровую службу организации, управление отпусками, командировками, подбором и наймом персонала.

Для идентификации сотрудника и обеспечения валидности подписания кадровых документов будет выполнена интеграция системы с порталом «Госуслуги» (ЕСИА), а для обмена кадровыми документами – с программой «1С:ЗУП». Воспользоваться системой смогут все сотрудники предприятия, а единовременно в ней возможно работать до 2000 пользователям.

«Мы продолжаем работу по оцифровке и автоматизации бизнес-процессов предприятия, кадровый электронный документооборот - один из этапов этой работы. Результатом данного проекта станет ускорение процесса оформления кадровых документов, а также сокращение затрат кадровой службы на ведение документооборота. В целом переход на электронный документооборот позволит повысить производительность труда сотрудников предприятия, сократить сроки рассмотрения и исполнения документов, сделать удобнее их поиск и быстрее доставку контрагентам. ЭДО повысит оперативность принятия решений в деятельности ТЭКа и прозрачность бизнес-процессов в компании. Результатом этой работы станет более эффективное взаимодействие с потребителями услуг», - отметил генеральный директор «ТЭК СПб» Иван Болтенков.

Внедрение системы стало очередным этапом перехода ТЭКа на электронный документооборот на базе платформы Docsvision 5.5, которая используется на предприятии для ведения делопроизводства, работы с договорами, доверенностями, заявками и конкурсной документацией.

Это система CSP-класса, которая эффективно взаимодействует с другими ресурсами предприятия и интегрирована в Единую систему электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга.

Узнавайте первыми главные энергетические новости и актуальную информацию о важных событиях дня в России и мире.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал

"ГИС-Профи. Информационное сопровождение предприятий энергетической отрасли"